退職代行における本人確認【悪用や本人以外の偽物やイタズラに注意】

この退職連絡、本当に本人の意思?退職代行における本人確認の重要性

退職代行は依頼者に代わって業者が会社に退職を伝えます。
会社と退職者の間に第三者である業者が双方の連絡を仲介することで、「もう会社と関わりたくない」という人でも出社や会社への連絡をすることなく辞めることができます。
そのほかにも「辞めたいのに辞めさせてもらえない」「自分から退職は言いづらい」というお悩みも解決できる画期的なサービスです。

しかし、第三者が介入することで発生する問題もあります。
その一つが「依頼者の本人確認」。
通常の退職ですと、本人が会社へ退職を伝えてそのまま手続きへ進みますが、退職代行を使った場合は本人はもう出社することも会社に連絡をすることもありません。
その結果、会社としては「この業者は本当に従業員本人が依頼したものなのか?」ということを確認するのが難しくなります。

かといって、本人確認を蔑ろにして進めてもいいほど退職というのは簡単な話ではありませんよね。
業者を装ったいたずら電話だったり、情報を悪用した嫌がらせである可能性もありますし、注意する必要があります。
本人確認を怠った場合のリスクについてはしっかり認識しておきたいものです。

今回は、退職代行を使った際の「本人確認」にスポットを当てて解説していきます。
依頼者の本人確認を会社はどうやってとるべきか、また業者はどのように本人確認しているのか具体的にご紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。

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本人確認を怠った場合に起こりうる問題は?

まず最初に、なぜ本人確認がそんなに大切なのかを理解する必要があります。
もし本人確認を適当にしたり省略してしまった場合、どのような問題が発生するのでしょうか。

業者の偽物によるいたずら、嫌がらせ

退職代行は本人が業者へ依頼し、業者が会社へ依頼者の退職を伝えるという流れで成立します。
しかし、この「業者からの連絡」というのが曲者です。
そもそも業者はそれまで全く会社に関わりがない存在であるため、偽物が業者を騙って退職連絡をしても簡単に見分けることができません。
退職代行業者から電話が来たからといって鵜呑みにしてそのまま退職手続きを進めたら、後から本人が出てきて「そんな依頼はしていない」と言い出しトラブルになることも考えられます。

また、従業員が何かしらの事件に巻き込まれて会社へ連絡ができない状況にあり、それを知っている犯人が業者を名乗って連絡していたとしたら大変です。

部外者による勝手な依頼で本人の意思ではない

退職というものは本人の意思があって初めて成り立つものです。
それは当たり前のことなのですが、退職代行の場合それが本当に本人の意思なのかどうかは一目で判断ができるものではありません。
嫌がらせ目的で本人を騙って業者に依頼し、それを信じた業者が会社へ連絡を入れて退職が成立してしまったら…本人確認を全く行わなかった場合、そんな事態になることもありえます。

例えばある従業員が長期休暇を取得し、休みが終わって出社したら退職代行で辞めたことになっていた…そんなおかしなことも起こる可能性があるということです。

また、嫌がらせでなくとも、「会社にいきたくない」とあまりに悩んでいるのを見かねて、良かれと思って知人や家族が退職代行を依頼してしまったというパターンでも、本人確認をしなければ退職が成立してしまうかもしれません。

退職代行は本人確認をしないと悪用し放題に!

上記2つでもわかるように、退職代行業者も会社も本人確認を行わないと、悪用し放題になってしまいます。
極端な話ではありますが、誰も本人確認しなければ社内の嫌いな人を勝手に退職代行を依頼することで辞めさせたりすることも可能なわけです。

退職代行による退職を進めるには、まず業者による依頼者の本人確認が必要、そして会社も本人の意思なのかを何かしらの方法で確認をしなければ危険です。

トラブルにならないためには本人確認が必要なのはお分かりいただけたと思います。
では実際どのように本人確認を行えばいいのでしょうか。


業者は本人確認を徹底!依頼時に確認されること

一つ最初に安心していただきたいポイントとして、退職代行業者は依頼者の本人確認を徹底しています。
「退職のプロ」を名乗る業者ですから、その点に関しては抜かりはありません。
前述したようなトラブルを防ぐために、まず第一段階として確認が行われているのです。

逆に本人確認らしき行為を一切しないまま話を進める業者であれば依頼するべきではないと言えます。

社員証、社会保険証を提出してもらう

依頼者と業者のやりとりは主にメールやLINEです。
業者は本人確認をするために、やりとりの際に社員証や社会保険証の写真を送ってもらい内容を確認します。
名前はもちろん、その会社の社員であるという証明である社員証は本人確認において重要なアイテムです。

専用の質問フォームよる情報の聞き取り

業者によってはLINEやメールによるやりとりのほか、本人でないと記入が難しいような情報を盛り込んだ質問フォームへの記入を依頼する場合があります。
社員証や保険証といった身分証明書に、質問フォームの回答をプラスすることで本人確認の信憑性を高めます。

身分証明書写真も質問で答えた情報も退職成功後には消去していますので心配はありません。


この退職、受理していいの?会社側がするべき本人確認方法

業者が本人確認を徹底しているのと同様に、会社側も従業員本人の依頼なのかどうか確認をする必要があります。
会社側もしっかりと退職の意思が本人の物であると確信を持てるまで簡単に退職手続きを進めないようにしましょう。

ただ、退職代行の場合に難しいのが「本人と直接連絡が取れない」ということ。
直接電話して話をするのが早いのは確かですが、それをしたくないがために退職代行を使っているので電話に出てもらうことは難しいです。
また、業者からも「連絡事項は私ども(退職代行業者)にお願いします」と念を押されますので、本人との直接対話は基本的には諦めた方が良いですね。

このような状況の中、会社ができる本人確認方法は下記の通りです。

本人記入の退職届

最低限必須の書類として退職届は提出するよう本人に伝えてもらいましょう。
会社の指定のフォーマットがあればそれも業者経由で良いので送ります。
パソコンで作成した書類は偽造も簡単ですので、捺印や直筆のサインも入れてもらうようにすると本人確認として確実性が増します。

少なくとも退職届を受け取るまでは手続きは進めるべきではありません。
退職者本人にも、提出するまでは退職を正式に認めない旨も伝言しておくといいですね。

退職代行業者への委任状

委任状は本人が業者に退職代行を依頼したと言う証拠になる大切な書類です。
退職届と合わせて送ってもらうようにしましょう。
受け取ったら業者名や担当者の情報に相違はないか確認するので、業者から連絡を受けた際には必ず業者の情報も控えておきます。

もし委任状の内容に疑わしい部分があればそのままにせず業者にしっかり確認をとってください。

念のために実印と印鑑証明をもらうのも手段

上記の書類を受け取って内容を見てもはっきりと本人のものだと言う確信が持てない場合、さらにしっかりとした証明が必要です。
念には念を入れるのであれば、退職届と委任状には実印を押すようにしてもらい、印鑑証明もつけて送ってもらえば確実な確認ができます。

※注意:書類が揃う前に手続きを進めない!

退職手続きは上記の書類がなくても可能ですが、書類が揃って「本人の意思で退職代行を依頼し、申し出があった」ということが確認できるまで手続きは止めておきましょう。
「後日送ります」という口約束だけで退職を受理してしまうと、後々にいたずらであったり悪用がわかった時に大変なトラブルになってしまいます。

また、業者からの連絡は基本的に電話ですので、ただ口頭で話しただけだと証拠が残りません。
誰から、どんな内容の連絡があったかは正確に議事録に残したり、電話が録音できるようであればしておきましょう。
「言った」「言わない」で揉めた時に証拠がなければ話が進みません。

退職を受理したあとも、その旨は書面で本人に通知することも大切です。
業者が間に介入する退職代行の場合は、できるだけたくさんの証拠を残しつつ手続きを進めましょう。


本人からの連絡ではないからと退職拒否するのはNG

会社が本人確認が取れても「本人からの連絡ではないから退職を認めない」という姿勢をとった場合どうなるのでしょうか。

もちろん、退職の連絡が偽物や本人以外からであったり悪用やいたずらの場合は退職を受理する必要はありません。
しかし、業者の先に確かに従業員本人がいて退職を希望しているのであれば、退職を拒否することはできません。

民法第627条には退職について下記のように定めています。

第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
引用:e-Gov 民法

労働者から退職の申し出を受けた場合2週間で雇用契約が終了するという内容ですが、この申し出については代理人を挟んだとしても有効となります。
そのため、本人確認ができているにもかかわらず退職の申し出を無視することは違法になってしまうのです。

ですので、会社側としては本人の確認が取れた時点で退職の手続きは必ず進めるようにしなければなりません。
もしこれを破ってしまうと違法だということで訴えられるというリスクを負う他、会社のイメージも大きく悪化させることになりかねません。

前項でご説明した書類等で本人からの依頼で業者が連絡してきているということが確認できたら速やかに手続きを始めましょう。


面倒くさくても無視しちゃダメ!退職代行でも本人確認には協力しよう

利用者は退職代行業者から本人確認を受け、会社に退職届や委任状を郵送。
この2つだけで話が済めば会社とは直接やりとりする必要はありません。

退職代行業者への身分証明を渋ったり、会社への書類送付を速やかに行わなかったりすると本人の確認が取れずに退職が遅れるばかりか会社から何度も連絡が来る羽目にもなりかねません。
退職代行で辞めると決めたのであれば、この本人確認に関してはできるだけ早く対応しましょう。

もし会社側が本当に本人が依頼しているのか確信が持てず、どうしても何かしらの形で直接やりとりしたいと言ってくる場合もあります。
「会社と連絡しなくていいというから依頼したのに…」と思うかもしれませんが、この申し出を無視はしない方が得策です。

会社側が確認が取れるまで退職ではなく欠勤扱いにしていた場合、まれな話ではありますが無断欠勤による懲戒免職や損害賠償といった揉め事に発展してしまうリスクも。

会社がどうしても本人と連絡をとって確認したい場合、退職代行業者は本人携帯の番号がわかるショートメールなどで退職意思を送るように提案することが多いようです。
気が進まなくとも、この場合は一通メールを送るだけで退職成立になりますので無視せず対応するようにしましょう。


まとめ:業者が介入する退職代行において本人確認は重要事項!利用者、会社側どちらも注意しよう

退職代行を利用するにあたって本人確認は切っても切れない重要な事項です。
通常は社員と会社で直接話をして進める退職に業者が介入するわけですから、「本人の意思である」という事実はきちんと確認しなければなりません。
会社側も利用者側も書面によって通知したり、やりとりの証拠を残したりと多少煩雑になりますが、これをなあなあにすると両者ともに痛い目を見ることになります。

本人の意思でないところで退職代行を悪用されてしまったり、業者を騙ったいたずら電話を間に受けて退職手続きをしてしまったり…本人確認を怠るということは、こういったトラブルの元にもなりかねないのです。
会社側も利用者もお互いできるだけスムーズに退職を進められるよう、まずは本人確認をしっかり行ってトラブルなく退職完了できるようにしたいですね。

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