気付いたらいつもキャパオーバー…仕事の抱え過ぎでパンクするのはもうやめたい！
目次
「仕事が多くて忙しい」という状況は誰にでもよく起こりうることです。
それが時期的なものや進行中のプロジェクト内容に起因するものならば、終われば「あの時は大変だったね」と笑い話になるでしょう。
しかし、キャパオーバーするほどの仕事を常に抱え込んでしまった場合、そうはいきません。
毎日毎日仕事に追われ、睡眠時間や休暇も削って業務にあたり、それでも終わる気がしない…。
忙しさに加えて疲れや睡眠不足でミスを重ね対応に追われてパニック状態、ついには二進も三進も行かなくなりパンクしてしまいます。
最近忙しすぎてパニック
— ふたばちゃん (@fff_1018_) February 2, 2021
独立行政法人労働政策研究・研修機構の「人手不足等をめぐる現状と働き方等に関する調査（企業調査・労働者調査）」によると、2019年の調査では実に企業の64.6％が「人手不足である」と回答しています。
この結果から6割以上の企業において、社員一人ひとりに適切な業務量以上の仕事が割り振られているということが読み取れます。
企業の人手不足は深刻化しており、上記したような「仕事の抱え過ぎ」に悩む人は後をたちません。
このような状況の中では、やはり一人ひとりの働き方への意識改革や仕事の仕方の工夫が必要となってくるでしょう。
今回は、何かと仕事を抱え込んでしまう人や、この業務量が続いたらパンクしてしまうという人向けにどのような対策を取ったらいいか解説していきます。
SARABAは、パンクするほど仕事を抱えてしまうのはどうして？
適量以上の仕事を抱えてしまうのは、最初に触れたようにまずは人手不足の問題ではあります。
ただ、それだけではなく自分のキャパシティ以上の仕事量でパンクしてしまう人にはいくつか特徴が見られます。
その特徴について紹介していきましょう。
仕事を頼まれたら断れない
人に頼まれごとをされると断れないという人は多いと思いますが、そういう人はキャパオーバーをしてしまう典型的なタイプと言えます。
すでにかなりの仕事を抱えているのにもかかわらず、そこで頼まれごとをされたら仕事がパンクしてしまうのは目に見えていますよね。
性格的に断るのが得意ではない人、評価をあげたいがために仕事を受けてしまう人、純粋に人の助けになればと考えて断らない人といろいろな理由がありますが、最悪自分の首を絞めてしまうということは理解しておかねばなりません。
また、なんでも断らずにやっていると「あの人はやってくれる」というイメージがついて、さらにいろいろな頼まれごとが増える可能性もあります。
上司や同僚にうまく使われないように注意が必要です。
人に仕事をお願いできない
自分の持っている仕事を誰かに手伝ってもらったり、適材適所で人に振り分けたりすることができず抱え込んでしまうというパターンです。
どう考えても自分一人で回せない仕事の量でも、「迷惑がられるのでは」「相手も忙しいかもしれない」と不安になり人に頼めません。
その結果終わらせることができずにパンクしてしまいます。
また、責任感の強さから「頼まれた仕事を人に渡すなんて」と意地になってしまうというケースも想定できます。
「自分でやった方が早い」「自分の方ができる」という思いから人に仕事を回さない
仕事がよくできる人が陥りがちなケースですが、人に頼むより自分でやった方が「早く終わる」「質の良いものができる」と思い、あえて人には仕事を回さないというパターンです。
確かに人に教えたりアドバイスをしながら進めるのは時間も多くかかり手間にもなります。
しかし、それを避けて一人で全てやろうとすると、結果誰も仕事を手伝えない状況を自ら作り上げてしまいます。
本当に手が回らなくなったときに手伝ってほしいと思っても、誰も手を出せないという悪循環が起こってしまうのです。
スケジュールを立てる、優先順位を決めるのが苦手
例えば「この仕事は今日中に終わらせる」と決めて作業を始める時、何が大切でしょうか。
仕事がパンクしてしまう人は、ここで闇雲に作業を進めてしまいます。
目についたところから作業を始めて、一息ついたらまた同じように目についたところから…と繰り返してしまうと実は効率が良くありません。
作業の進捗が見えづらく、作業内容に漏れが見つかったり、他の業務との連携があったのにできていなかったりというのが後から見つかると、目の前に迫った締め切りでさらにパニック。
そして結局予定通りには終わらずパンクしてしまうのです。
仕事を始める前にまず作業の優先順位をつけてスケジュールを立てるとこのようなことは起こりませんし、途中で予定が多少狂っても立て直すことができます。
仕事を抱えてパンクしてしまう人は、このスケジュール管理や作業の進める順番を見極めるのが苦手な人が多いです。
つい周りに合わせてしまう
自分の作業が終わって帰宅できる状況でも、周りがバリバリ残業をしていると「気まずくて帰れない」「何かやらなくてはと気持ちがあせる」という人。
このタイプも適量以上の仕事を抱え込んでしまう傾向があります。
周りの残業の空気にのまれ、今やらなくても良い作業に手をつけて自ら残業してしまい、その前倒した分の仕事がまた空いたところに舞い込んでくるという繰り返し。
だらだらと仕事をし続けているうちに、いつの間にか自分のキャパシティ以上の仕事をずっと抱え続けることになり、ついにはパンクしてしまいます。
またブラック企業と言われる会社だと、残業がもはや当たり前という風潮があります。
仕事を終えて帰ろうとすると上司から圧力がかかって結局退社できず、毎日終電まで会社にいる…というのがデフォルトになってしまいます。
全員が常に仕事を抱え続けてパンクしてしまう会社の典型的な例です。
原因は性格？自分を追い詰めがちな人の対策方法
仕事を抱え過ぎてパンクしてしまう人の特徴を並べてみると、性格的にこのような点が共通していることが読み取れるのではないでしょうか。
- 優しい
- 人の気持ちを考えることができる
- 真面目
- 責任感がある
しかし、逆を返すとこのような悪い点も見えてきます。
- お人好しすぎる
- 時間の管理にだらしない点がある
- 人の評価を気にしすぎる
- 自分の意思が弱い（自分の意思を出すことができない）
こういった性格的な原因で仕事がパンクしてしまう人は、少しの意識改革をすると状況が改善する可能性が高いです。
仕事を断る・人にお願いする勇気を持つ
一度「迷惑かも」「相手に不快に思われるかも」という気持ちを取っ払ってみましょう。
頼まれた仕事が絶対自分しかできないものであればもちろん受けるべきですが、他に手の空いている人がいるなら断る勇気を持つのも必要なことです。
良かれと思って仕事を受け続けた結果自分がパンクしてしまったら、結局周りがフォローに入らねばならずさらに迷惑をかけてしまいます。
また、「今の仕事で手一杯だな」「これ以上請け負うとパンクするかも」と感じたら、他の人に助けをお願いするのも大切。
困ったときはお互い様という言葉があるように、自分が助けてもらったらその恩は誰かが困っているときに返しましょう。
自分のことでいっぱいいっぱいになってしまうと周りが見えなってしまいますが、冷静に見渡すと意外と手が空いていたりサポートに動ける人はいるものです。
上手に仕事を断ったり誰かにお願いするには、まず周囲の人の仕事状況をよく見てみるようにしましょう。
人の評価のために動かない・見栄を張らない
人に仕事を頼まれるのは時に嬉しさを感じることもあります。
しかし、「頼りにされて嬉しい」「もっと必要だと思われたい」という思いから仕事を受け過ぎてしまうのは逆効果。
人によく思われたいあまりにどんどんと頼まれごとを受けてしまうといずれパンクしますし、そうなると逆に評価が下がってしまいます。
同じく「仕事ができる人だと思われたい」というちょっとした見栄も身を滅ぼすきっかけになりかねません。
こなせない仕事を積み重ねてしまうより、自分の能力やキャパシティを把握してそれに見合った仕事量をスムーズにこなしていく方が、周りから評価もしてもらえるでしょう。
時間の使い方にメリハリをつける
とにかく仕事をし続けていれば良いだろうと、だらだらと毎日深夜まで働いているのは実は非効率的です。
生産性は「労働時間が長いほど上がる」わけではありません。
人間は集中できる時間の限度が決まっており、ただ長く働いたからといってそれが仕事を終わらせるのに効率的かといったらそうではないのです。
毎日夜中まで働いたり、休日を返上してまで働くのは自ら生産性を下げる行為。
それよりもONとOFFのメリハリをつけて、きちんと休息やリフレッシュの時間を確保する方が余程仕事へのモチベーションも上がります。
「今日はここまで進める」というゴールを決め、それが終わればだらだらと次に着手せずにパッと仕事を切り上げてみましょう。
そうやって一度仕事から自分を切り離すことで心身ともにスッキリとし、また気持ちよく仕事に臨めます。
仕事の質を高めるには適切な業務量の見極め・効率化が大切！
自分の時間を使って働くからには「質の高い仕事をしたい」「より良い結果を残したい」と誰もが思うでしょう。
しかし、そのために必要以上に作業量を増やしたり闇雲に業務に当たるのは逆効果です。
仕事の抱え過ぎでパンクし、結果も残せないという最悪の結末を招くかもしれません。
大切なのは「適切な業務量」を「高いクオリティでこなす」こと。
そのためにはこのような工夫をしてみましょう。
作業の進捗を見える化して把握する
とにかく見切り発車で目についたところから作業をしていると、
- 何をやったか
- どこまで終わったか
- 何をすれば良いか
が分からなくなり、結果仕事にミスやもれが発覚してやり直し…という非効率な事態が起きかねません。
作業に入る前にまず「やるべき作業」「期限」「進捗状況」がわかるスケジュール管理表を作成し、自分がこれから始める仕事を見える化します。
「今何をすれば良いか」が表を見れば瞬時にわかるので、毎回の「どこまでやったっけ？」という進捗確認を省くことが可能になります。
そうすると「いつ終わるか分からない」という不安を持ちながら働くこともなくなり、気持ちにも余裕が生まれます。
また、このスケジュール管理表を作成した時点で「どうやってもパンクする」という状況が見えれば人を増やすなり作業を減らすなりの調整もできますよね。
そして、もし体調を崩したり家庭の事情などで仕事を休むことになり誰かにフォローをお願いする時も、その進捗表があれば他の人に指示もしやすくなります。
無駄なものは排除して効率化
作業進捗表を作って仕事を進めていると、スケジュール管理だけでなく様々なことが見えてきます。
- 時間がかかり過ぎている作業箇所
- 人手が足りていない or 人手が飽和している作業
- 「不要なのでは？」という作業
こういったものが見えることで、時間がかかっている箇所に人を増員したり、余っている人手を他に回したり、不要な作業を消去したりと無駄を削っていくことができます。
無駄な作業で仕事量を増やして自分を追い込んでしまっていたのなら、それを省くことでパンクを避けつつ仕事のクオリティをあげるのに当てることができます。
逆に予定より作業が遅れているのなら「人手不足なので人を増やして欲しい」と上司に伝えるための証拠にもなります。
締め切りや求める仕事の質のすり合わせを行う
安易に受けてしまったけれど、この仕事量じゃ確実に締め切りに間に合わない…そうなると焦りやパニックでますます仕事効率が下がってしまいます。
仕事を受けるときは、
- 提出期限の希望
- どのくらいのクオリティを求めるか
をまず聞き、自分の現在の能力やキャパシティで達成可能か簡単にシミュレーションします。
もし確実な提出が難しいと感じたら、「納期優先」なのか「質優先」なのかをさらにヒアリング。
例えばクオリティを下げるくらいなら多少納期を融通するというケースであれば、提出日を提案して落とし所をすり合わせます。
お互いなんとなくで作業をスタートさせてしまうと要望とのギャップが生まれ、下手をするとやり直しなんてことにもなりかねないので、このヒアリングが重要です。
多すぎる仕事…実は会社が原因かも！
仕事を抱え込まない工夫について紹介しましたが、このような方法を試しても状況が改善いない場合、パンクの原因は会社にある可能性が高くなります。
どうやっても回せない仕事量を従業員に投げてきているなら会社側の改善が必要です。
社内の専用窓口に相談する
従業員がより気持ちよく働くために相談窓口を設けている会社もあります。
自力での解決が難しい状況であれば、そういった窓口に相談を持ちかけるのも一つの手段です。
労働環境を働きやすいように整えるのも会社の役目ですので、遠慮せずに利用しましょう。
あくまで社内機関なのでどこまで働きかけができるのかはそれぞれの会社によりますが、上層部に何かしらの働きかけをしてくれれば会社が変わるきっかけを作れるかもしれません。
労働基準監督署へ相談する
会社に窓口がなかったり、相談しても何も動いてもらえなかった場合は公的機関を利用しても良いでしょう。
やってらんねーよ！！
とりあえず、労基に相談する。私の意見じゃ取り合ってもらえないので。
「ね？ほら、みんながそれはおかしいよって言うでしょ？」の裏付けのため— くまなおみ (@arg_0) February 1, 2021
労働基準監督署は賃金や労働時間、法令違反についての相談を受け付けています。
労働基準監督署が仕事量や長時間労働について問題があると判断すれば、会社に対して改善をするよう指導してくれます。
労働基準監督署は匿名で対応してくれるので「相談したのがバレて会社で居場所がなくなるのでは」という心配もありません。
公的機関からの指導とあれば会社も何かしらの改善に動くでしょう。
労働基準監督署の各県の相談窓口はこちらです。
ちょっとした相談でも受け付けていますので、仕事量の多さや残業の多さに悩んでいたら気軽に電話してみてください。
改善の余地がないなら転職するのも有効手段
ここまでやっても何も変わらないのであれば、もはやその会社はれっきとした「ブラック企業」と言って良いでしょう。
従業員をコマとしか思っておらず、もはや改善は望めません。
その場合は、これ以上ブラック企業で心身をすり減らし続けるより転職して仕切り直すほうが確実に状況が好転します。
一昔前の終身雇用が当たり前の時代から、最近は転職が当たり前の時代へ世間も変化してきており、転職することは何も珍しいことではありません。
自分の心身の健康のためにも思い切って職場から変えてしまえば、キャパシティを超えた仕事量で心身をすり減らすこともないのです。
辞めにくい場合は退職代行の利用も
仕事量が多すぎるということは人手不足であることも示していますので、「辞めたい」という申し出に会社が応えてくれない可能性もあります。
また、ブラック企業であれば脅しや嫌がらせをしてさらに精神的に追い込み、ボロボロになるまで働かせてくるかもしれません。
一筋縄では辞めさせてもらえないなと感じるならば、退職代行を利用するのも良い手段です。
退職代行であれば、会社に直接退職の連絡をしたり、出社して上司や同僚に顔を合わせることもありません。
退職に時間をかけたり、会社からの引き留めでずるずると転職を先延ばししたくなければ思い切って業者を使ってサクッと辞めてしまえば切り替えもスムーズでしょう。
ブラック企業からの脱却に関してはこちらの記事でまとめていますので読んでみてください。
躊躇不要!!ブラック企業とは退職代行で速攻縁切り【当日・即日で今すぐ辞める方法】
まとめ：ちょっとした工夫で業務のパンクは改善できる！ブラック企業の場合は転職を視野に入れても
繁忙期などの時期的なもので仕事が追いつかないということは誰にでも起こりえます。
しかし、それが継続的に起こったり常に仕事に追われて心身をすり減らしているのであれば改善が必要です。
今回は多すぎる業務量を抱えてパンクしてしまう人の対処法についてまとめました。
自分の気持ち一つであったり、ちょっとしたスケジュール管理方法の工夫などで状況が改善する可能性は高いので、ぜひ試してみてください。
しかし、世の中にはブラック企業という恐ろしい存在もあります。
ブラックな労働を強いている職場の場合は、もはや解決策など意味をなさないかもしれません。
その場合は仕切り直す意味で転職を視野に入れるのも一つの手段ですね。
労働環境や仕事量に悩む人はたくさんいます。
今まさに仕事を抱えてパンクしそうな人は、一人で抱え込みすぎて潰れないよう一度周りの人との連携を意識して体勢を整えてみましょう。
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